Co je payrolling?
Payrolling znamená, že mzdovou agendu — a někdy i samotné zaměstnávání pracovníků — přebírá externí poskytovatel. Firma si pracovníky vybírá a řídí sama, ale zpracování mezd, odvodů a související administrativy nechává na někom jiném.
Dva významy, které se používají
Při jednání s dodavatelem se vyplatí si na začátku vyjasnit, kterou z těchto dvou variant má na mysli — liší se odpovědností i cenou.
Zpracování mezd (mzdový outsourcing)
Zaměstnavatelem zůstává firma. Externí poskytovatel jen zpracovává mzdy, odvody, výkazy a komunikaci s úřady.
Payrolling včetně zaměstnávání
Poskytovatel se stává zaměstnavatelem pracovníků, které si firma sama našla. Firma je řídí, poskytovatel je zaměstnává a fakturuje sjednanou sazbu. V ČR se to realizuje v režimu agenturního zaměstnávání, takže je potřeba povolení Úřadu práce.
Co payrolling obvykle zahrnuje
- výpočet a zpracování mezd
- odvody sociálního a zdravotního pojištění, srážky daní
- zpracování docházky a výkazů
- evidenční listy, potvrzení a mzdové výstupy pro zaměstnance
- komunikaci s úřady a institucemi
- u rozšířené varianty i pracovní smlouvy a personální agendu
Kdy se vyplatí
- firma nemá vlastní mzdovou účetní a nevyplatí se jí ji zaměstnat
- mzdová agenda je náročná — směnnost, příplatky, proměnlivé složky
- firma chce snížit riziko chyb a sankcí
- jde o krátkodobý projekt, kvůli kterému se nevyplatí zakládat vlastní procesy
- zahraniční firma potřebuje zaměstnat lidi v ČR bez zakládání pobočky
Na co si dát pozor
- u varianty se zaměstnáváním ověřit povolení agentury práce
- jasně si vymezit, kdo odpovídá za správnost podkladů a kdo za výpočet
- ošetřit ochranu osobních údajů zaměstnanců
- dohodnout termíny předávání podkladů a výplaty
- zajistit si přístup k datům pro případ ukončení spolupráce
Časté dotazy
Je payrolling totéž co agenturní zaměstnávání?
Ne nutně. Pokud jde jen o zpracování mezd, zaměstnavatelem zůstává firma. Pokud poskytovatel pracovníky i zaměstnává, jde v ČR o agenturní zaměstnávání s nutným povolením.
Kdo odpovídá za chyby ve mzdách?
Záleží na smlouvě a na tom, kdo je zaměstnavatelem. Za správnost předaných podkladů zpravidla odpovídá firma, za výpočet poskytovatel.
Vybírá si pracovníky poskytovatel?
Ne. To je hlavní rozdíl proti klasickému náboru — pracovníky si vybírá a řídí firma, poskytovatel řeší jen zaměstnávání a mzdy.
Hodí se payrolling i pro malou firmu?
Ano, právě tam často nejvíc — malá firma nemusí zaměstnávat mzdovou účetní ani sledovat legislativní změny.
Shrnutí
Payrolling znamená převzetí mzdové agendy externím poskytovatelem, případně i zaměstnávání pracovníků, které si firma sama vybrala. Firma si zachovává výběr i řízení lidí, zbavuje se ale administrativy. U varianty se zaměstnáváním jde v ČR o agenturní zaměstnávání s povinným povolením.